Resumen:

El Gerente de la Oficina de Distribución dirige, administra, gestiona y apoya todos los aspectos de las funciones administrativas y de servicio al cliente, así como apoya a la Gerencia de Operaciones en su área de responsabilidad. Por lo general, admite 3 o 4 cuentas de clientes o una cuenta grande, supervisa pequeños equipos de RSE e informa al Gerente General.

Responsabilidades:

Supervisa al personal administrativo/CSR diariamente, por lo general, no más de 3 empleados.

Asegura que la entrada de datos sea precisa a través de la capacitación y auditoría de la producción del personal administrativo.

Se comunica estrechamente con el personal de servicio al cliente para garantizar el mantenimiento de un alto nivel de satisfacción del cliente a través de comunicaciones abiertas con los clientes, las operaciones y la alta dirección.

Identifica áreas de oportunidad para mejorar los procesos mediante la revisión de los SOP.

Distribuya los procedimientos y garantice la capacitación adecuada para el personal apropiado después de que se hayan identificado los procedimientos iniciales de la cuenta.

Dirige todas las actividades de cuentas por pagar, incluido el proceso de solicitud de compra y el proceso de comprobantes pagaderos de acuerdo con los estándares corporativos emitidos.

Coordina las actividades de cuentas por cobrar con el Departamento Corporativo de Cuentas por Cobrar. Esto incluirá esfuerzos de cobro de cuentas por cobrar y revisión de problemas/errores de facturación.

Asegura que los cierres de fin de semana y fin de mes estén completos. Esto incluirá la capacitación de una persona de respaldo responsable de la misma.

Responsable de la exactitud, presentación y presentación oportuna de informes de productividad.

Produce informes contables de fin de mes y Flash dentro del límite de tiempo establecido por el cronograma de entregas contables.

¿Produce un informe de revisión de pérdidas y ganancias?

Asegurar la capacitación cruzada del personal administrativo en los informes mensuales.

Asiste en auditorías manuales corporativas y de instalaciones para garantizar el cumplimiento de las instalaciones.

Coordina los esfuerzos de fin de mes para garantizar que las facturas transaccionales y accesorias se completen con precisión.

Produce Flash semanal e interfaz de cuentas por cobrar.

Dirige todos los esfuerzos de preparación de la nómina y asegura que los cheques de nómina sean precisos y puntuales. Esto incluye el cumplimiento de la política de nómina.

Mantiene todos los registros de nómina de manera confidencial y organizada.

Ayudará a escribir sobre la documentación de disciplina progresiva con respecto a algunas violaciones de políticas básicas para el personal de administración.

Responsable de las funciones administrativas de recursos humanos, como ingresar cambios salariales, procesos de despido, recopilar datos de nuevos empleados, rastrear PTO y procesar formularios de disciplina progresiva.

Lleva a cabo el proceso de salida para el personal administrativo y por horas (cuando corresponda).

Audita y garantiza que se mantenga una copia de seguridad adecuada para el inventario del cliente y las transacciones de facturación.

Garantiza que los documentos transaccionales y de respaldo se realicen correctamente y que se mantenga un registro organizado de los artículos almacenados.

Audita los registros de actividad semanales para garantizar que se produzcan estadísticas diarias precisas.

Coordina la distribución de materiales corporativos según sea necesario.

Asiste al Gerente General en el desarrollo de horarios de vacaciones, horarios de trabajo y horarios de revisión anual.

Asegúrese de que se complete una copia de seguridad del WMS (si es necesario) y se retire del sitio diariamente.

Identifica áreas de oportunidad para mejorar los procesos mediante la revisión de los SOP.

Garantiza que se mantengan los niveles adecuados de los suministros necesarios.

Asegura que el correo se maneje de manera expedita.

Asegurar que los equipos de telecomunicaciones se mantengan.

Garantiza que la política de seguridad para los visitantes se maneje correctamente: se sigue el registro, se emiten y se recogen las insignias al cerrar la sesión.

Garantiza que la entrada de datos sea precisa.

Realiza tareas o proyectos según lo requiera el Gerente General.

Calificaciones:

requiere diploma de escuela secundaria, se prefiere un título de asociado

Al menos 5 años o más de experiencia en Gerente/Supervisión.

Experiencia en centro de distribución/cumplimiento, aplicaciones informáticas preferidas

con software basado en MS Office.

Debe trabajar dentro de la naturaleza de confidencialidad del rol

KRONOS, experiencia en el sistema de nómina

Se prefiere la experiencia en recursos humanos.

Debe ser flexible para adaptarse a entornos cambiantes

Excelentes habilidades analíticas y matemáticas.

Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.

Se prefiere bilingüe (español), no es obligatorio.

Capacidad y disponibilidad para trabajar en horarios irregulares o extendidos, incluidas noches, fines de semana y feriados, según lo necesite el cliente.

Debe poder pararse/caminar hasta por 10-12 horas.

Levante y mueva hasta 50 libras.

Flexiones, levantamientos, estiramientos y alcances regulares tanto por debajo de la cintura como por encima de la cabeza.

Caminar en las instalaciones y alrededores con gran frecuencia; Las instalaciones tienen más de un cuarto de milla de largo.

Debe poder trabajar en entornos con niveles de ruido, condiciones de iluminación y variación de temperatura variables y poder acceder a todas las áreas del edificio sin limitaciones.

Empleador que ofrece Igualdad de Oportunidades/Veteranos Protegidos/Individuos con Discapacidades

El contratista no despedirá ni discriminará de ninguna otra manera a los empleados o solicitantes porque hayan preguntado, discutido o revelado su propio salario o el salario de otro empleado o solicitante. Sin embargo, los empleados que tienen acceso a la información de compensación de otros empleados o solicitantes como parte de sus funciones laborales esenciales no pueden revelar el salario de otros empleados o solicitantes a personas que de otro modo no tendrían acceso a la información de compensación, a menos que la divulgación sea (a ) en respuesta a una queja o cargo formal, (b) en cumplimiento de una investigación, procedimiento, audiencia o acción, incluida una investigación realizada por el empleador, o (c) de conformidad con el deber legal del contratista de proporcionar información. 41 CFR 60-1.35(c)

Solicitantes del condado de Los Ángeles: La Compañía considerará a los solicitantes calificados, incluidos aquellos con antecedentes penales, de manera consistente con las leyes estatales y locales aplicables.